1.No contestes a las llamadas de números desconocidos.
Lo único que puedes conseguir contestando a ese tipo de llamadas es una interrupción indeseada y empezar a negociar en desventaja. Deja que estas llamadas vayan al buzón de voz y considera la posibilidad de utilizar un servicio de contestador donde podrás escuchar sus mensajes.
2. No mirar el email a 1a hora de la mañana ni a última hora de la noche.
Lo primero complica los planes que tenías y tus prioridades, y lo segundo te producirá insomnio. El correo electrónico puede esperar hasta las 10 de la mañana, después de que hayas terminado al menos una de las tarea importantes del día…
3.No aceptes reuniones que no tengan un orden del día claro o sin una hora de finalización.
Si se define claramente el resultado que se desea con un objetivo concreto y un orden del día a cumplir, ninguna reunión o llamada debería durar más de 30 minutos. Así podrás prepararte mejor y aprovechar mejor tu tiempo.
4. No dejes que la gente se vaya por las ramas.
Olvídate del “¿Qué tal estás?” cuando te llamen por teléfono. Suelta un “¿qué pasa?” o “estaba ocupado pero, ¿qué ocurre?” Muchas veces conseguir terminar algo depende de ir directo al grano.
5. No leas el correo cada dos por tres. Configura una respuesta automática y lee el correo 2 o 3 veces al día.
Desengánchate de ese dispensador de perdigones de cocaína que es el correo electrónico y céntrate en llevar a cabo las tareas más importantes en lugar de responder a emergencias imaginarias. Configura una respuesta automática y lee el correo dos o tres veces al día.
6.Reduce la comunicaión con la gente que te aporte pocos beneficios o quite mucho tiempo.
No hay un camino cierto hacia el éxito, pero el camino más seguro hacía el fracaso es intentar complacer a todo el mundo. Haz un análisis 80/20 de tus clientes basándote en dos diferenciales, ¿qué 20% produce el 80% de mis beneficios y qué 20% consume el 80% o más de mi tiempo? A los más pesados y menos productivos ponles en piloto automático diciendo que ha habido un cambio de política en la empresa. Envíales un correo electrónico puntualizando las nuevas reglas: número de llamadas tolerables, horas en las que lees el correo electrónico, pedidos mínimos, etc. Ofrécete a indicarles otro proveedor si no pueden cumplir la nueva política.
7.Prioriza: establece un orden de prioridades.
Si no priorizas, todo te parecerá urgente e importante. Si concretas cuál es la tarea más importante para cada día, pocas cosas te parecerán urgentes o importantes. A menudo, es sólo cuestión de permitir que algunas cosillas malas sucedan (devolver una llamada tarde y disculparte, pagar un recargo por entregar algo tarde, perder un cliente poco razonable, etc.) para conseguir hacer las cosas realmente importantes. La solución del agobio no es hacer equilibrios o hacer más sino definir las pocas cosas que cambiarán tu trabajo y tu vida de veras.
8.No lleves contigo el móvil a todas partes.
Te recomiendo que dejes el móvil una vez a la semana o en ocasiones cuando sales de casa por ejemplo si sales a cenar. ¿Qué podría suceder si devuelves una llamada una hora más tarde o a la mañana siguiente? Como le dijo uno de nuestros lectores a un enfadado compañero que trabajaba siete días por semana y que esperaba que los demás hicieran lo mismo: «No soy el presidente de los Estados Unidos. Nadie me necesita a las 8 de la tarde. Vale que no conseguiste localizarme pero, ¿sucedió algo malo?» ¿Qué contestó a eso? Nada.
9.Relacionate, el trabajo no lo es todo.
Tus compañeros de trabajo no deberían ser tus únicos amigos. Programa tu vida y defiéndela cómo harías con una reunión de negocios importante. Nunca te digas «lo acabaré el fin de semana». Repasa la Ley de Parkinson en La semana laboral de 4 horas y fuérzate a aprovechar tus horas de trabajo para no tirar por la borda tu productividad. Céntrate, haz las tareas más importantes y márchate. Mandar correos electrónicos no es forma de pasar el poco tiempo que tienes en este planeta.
